Vous avez la possibilité d’exporter en temps réel la liste détaillée de toutes les contributions à votre collecte dans les formats Excel et csv.
L’export se fait depuis la page détaillée “Liste des contributions”, accessible en cliquant dans votre barre de menu de collecte sur "Contributions" puis sur “Liste des contributions”.
Depuis cette page, cliquez sur "Exporter" si vous souhaitez un fichier Excel et complet par défaut. Si vous souhaitez ce fichier sur une certaine période précise ou si vous souhaitez un fichier CSV, cliquez sur "format et période" :
Vous retrouverez dans le fichier toutes les informations détaillées de chaque contribution, dont la contrepartie, l’identité du soutien et ses coordonnées (email, adresse de livraison si renseignée).
Votre export de contributions contient 5 feuilles avec des vues différentes, détaillées ci-dessous :
- Feuille 1 : vue par contrepartie (“view by rewards”)
Dans cette première feuille, chaque ligne correspond à une contribution. Si une personne a pris plusieurs contreparties sur votre collecte, alors plusieurs lignes apparaîtront.
Par exemple, si une personne commande 2 contreparties différentes, il y aura 2 lignes différentes pour cette personne. Vous pourrez le remarquer car l’identifiant de contribution (colonne A) sera identique. Dans ce cas, la case “Montant total” affichera ce qui a été payé par le contributeur sur la totalité de ces contreparties prises en même temps. Pour retrouver le détail, reportez-vous à la colonne “Montant unitaire total”.
En revanche, si une personne commande 2 contreparties en 2 exemplaires, alors il y aura une seule ligne avec le chiffre 2, indiqué dans le colonne “Quantité”.
- Feuille 2 : vue par commande (“view by orders”)
Dans cette deuxième feuille, chaque ligne correspond à une commande. Toutes les informations d’une même commande sont donc contenues dans une seule ligne, même si le soutien a pris plusieurs contreparties d’un coup.
Dans ce cas, les contreparties sont séparées par le signe ”|” dans la colonne “Contreparties”.
- Feuille 3 : Vue par adresse de livraison (“view rewards x adress)”
Dans cette troisième feuille, les commandes sont regroupées par adresse de livraison. En effet, il peut arriver qu’il y ait plusieurs commandes pour une même adresse. L’intérêt de cette feuille est donc de regrouper les commandes en une seule ligne par adresse de livraison pour préparer les envois de contreparties.
A noter que cette feuille ne contient pas les commandes en “point de collecte” (si vous en avez renseigné), qui sont regroupées dans la feuille 5.
- Feuille 4 : Vue croisée adresse x contrepartie (“cross table”)
Cette feuille est un tableau croisé des commandes et des contreparties avec une ligne de total en bas, qui vous permet de voir la quantité de chaque contrepartie à prévoir pour préparer vos envois.
Si vous ajoutez une livraison en point de collecte ou en point relais, de nouvelles feuilles s'ajouteront à votre ficher Excel avec le détail de toutes les commandes à distribuer en point de collecte ou en point relais.
Pour les livraisons via Mondial Relay, le nom des points relais, ainsi que leur adresse postale et identifiant, seront disponibles sur la feuille "Commande points relais".
Vous trouverez aussi dans votre fichier la provenance de vos soutiens, colonne “Source du trafic”, si vous utilisez des liens tracés pour partager votre collecte. Ainsi vous saurez de quelle source provient quel contributeur.